Las normas ISO en el ámbito empresarial

14/11/2014

Aunque generalmente solemos estar al margen de la cantidad de normas ISO sobre calidad existentes en el mercado, fundamentalmente debido a la complejidad en su adquisición y los requerimientos necesarios para la certificación, hoy día son bastantes empresas las que señalan que la consecución de las normas ISO es un rasgo distintivo en su forma de operar y de calidad del servicio o producto ofrecido.

Pero realmente, ¿cómo nos afectan directamente algunas de estas normas? Vamos a poner algunos ejemplos recientes sobre cambios de normativas e introducción de las normas de calidad ISO en nuestra rutina.

La ISO 14001

Es notable resaltar que en las últimas décadas estamos siendo testigos de la creciente preocupación por el medio ambiente y el cambio climático. Por ello cada día son más las organizaciones que integran sistemas y actividades de control de emisiones de gases tóxicos, residuos u optimización de recursos como el agua o la electricidad.

En muchos casos no se trata solamente de actuar bajo un comportamiento responsable socialmente con el entorno, sino que muchas organizaciones han advertido la importancia que consumidores, inversores y gobiernos están otorgando al cuidado del medio ambiente y el efecto negativo que ello podría acarrearles.

Derivado de estas necesidades surgidas en torno al medio ambiente surge la ISO 14001, de Sistemas de Gestión Ambiental. La ISO 14001 es la norma encargada de acreditar los sistemas de gestión medioambiental en las empresas. El objetivo principal que persigue es permitir que una organización desarrolle e integre una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales que afecten a la empresa, así como la información relativa a los aspectos ambientales más importantes.

Se aplica a las actuaciones ambientales sobre los que la empresa tiene control y aquellos sobre los que la organización puede tener alguna influencia. Además, con esta norma se promueve la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las actividades socioeconómicas.

Si nos centramos en cómo puede afectar esta norma a la actividad económica de una organización, obtenemos:

–          Optimización de recursos disponibles.

–          Aprovechamiento de residuos propios del proceso productivo que pueden implicar un descenso en la demanda de recursos, y por lo tanto, de costes.

–          Diferenciación de la competencia, consiguiendo una mejor imagen frente a los distintos grupos de interés.

–          Potencia la innovación y la productividad.

–          Eliminan barreras a la exportación.

–          Reduce los gastos derivados de sanciones o multas por contaminación excesiva.

–          Mayor probabilidad de acceso a fuentes de financiación ajena, como por ejemplo, subvenciones.

–          Reducción de riesgos laborales.

–          Personal más motivado y por lo tanto más productivo.

Además de conseguir estas ventajas, la empresa que obtenga la certificación en la ISO 14001 podrá reforzar su posición de respeto al medio ambiente desarrollando otros esquemas ambientales.

Vemos aquí la necesidad de poseer los conocimientos necesarios en cuanto a los sistemas de gestión medioambiental, por lo que se recomienza realizar un curso de gestión medioambiental con el que mejorar los conocimientos en este campo.

Esta norma permite además la posibilidad de integrarse junto con los Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001 y Seguridad y Salud Laboral OHSAS 18001 en un único sistema, consiguiendo una optimización del proceso y la consecuente reducción de tiempos y costes en auditorías.

Con el establecimiento de estos sistemas de gestión, las organizaciones están obligadas a establecer, implementar, documentar y mejorar continuamente las actividades que desarrollan. Ello también conlleva a la obtención de una mayor eficacia y eficiencia dentro de la empresa, que se traduce en más rentabilidad y estabilidad financiera, que al mismo tiempo aumentará la confianza y el interés de los inversores, las administraciones públicas y el  público en general en la empresa.

 

La ISO 10667

En 2013 se publicó la Norma ISO 10667  para la “Prestación de servicios de evaluación: Procedimientos y métodos para la evaluación de personas en entornos laborales y organizacionales”. Entre sus principales objetivos está conseguir procesos de evaluación de calidad, facilitando la transparencia y el rigor en la relación cliente-proveedor además de garantizar los derechos de las personas evaluadas.

¿Por qué una norma de Calidad en el mundo de RRHH?

Cuando una empresa decide evaluar alguna característica de sus profesionales (potencial, compromiso, desempeño, clima, etc.) suele iniciar procesos que implican una inversión económica elevada, unos recursos internos dedicados normalmente en exclusiva y unas expectativas por parte del resto de la organización. Y no siempre el transcurso del proyecto o sus resultados son los esperados.

Todos los procesos que tienen a las personas como objeto de estudio o evaluación suponen un gran impacto en la empresa y convierten a RRHH en el centro de atención… para lo bueno y para lo malo. Cualquier problema, improvisación o error, son observados por el resto de Áreas y afectan directamente a la credibilidad de los gestores del proyecto: RRHH. Y precisamente credibilidad es lo que necesitamos en este Área para que las personas confíen en lo que hacemos y en cómo lo hacemos.

La Norma ISO 10667 otorga unas reglas claras y concisas que permitan realizar estos procesos de manera rigurosa, asegurando la calidad de los resultados obtenidos. Es una norma de producto cuyo objetivo es fijar los requisitos necesarios para que la evaluación (producto) se realice de manera satisfactoria tanto para el proveedor del servicio (consultora externa o agente interno) como para el cliente (área de recursos humanos).

Por otra parte no limita o indica cuáles son las metodologías a utilizar en cada tipo de evaluación, pero sí exige que se pueda demostrar capacidad suficiente tanto en la metodología como en la profesionalidad de quienes la emplean.

 

¿En qué consiste la norma?

Aunque es una norma española, es emitida además por la Organización Internacional de Estandarización (ISO con sus siglas en inglés). Si bien aquí ha comenzado su andadura en 2013, lleva tiempo implementándose en países anglosajones

La norma se estructura en dos partes, una primera dirigida al cliente, y la segunda al proveedor del servicio.  En ella se establecen los requisitos que cada una de las partes ha de cumplir, sus derechos y sus obligaciones. Y ello tanto para el acuerdo que enmarca la relación -y es crítico en esta norma- como para las tres fases del proceso:

 

– Procedimientos previos a la evaluación

– Procedimientos para la realización de la evaluación

– Procedimientos para después de la evaluación

Incorpora además en su inicio un glosario de términos y definiciones que permite crear un lenguaje común, claro y preciso. Consecuencia de ello será una mayor transparencia y eficacia en el diseño del proyecto y en la relación cliente-proveedor. La norma termina con cuatro anexos que permiten “redondear” los aspectos esenciales de estos procesos:

 

– Anexo A: Derechos y deberes de las personas evaluadas

– Anexo B: Documentación técnica de métodos y procedimientos de evaluación

– Anexo C: Análisis e interpretación de resultados

– Anexo D: Informes

¿Cómo se implanta en una empresa o en un proveedor de servicios?

El ámbito de aplicación de esta norma abarca una parte muy importante de los procesos que normalmente son responsabilidad de RRHH; todos aquellos en los que se evalúen personas (sus competencias, comportamientos, opiniones, etc.). Sin ser una relación exhaustiva, estaríamos hablando de procesos de  selección, detección de potencial, evaluación del desempeño, promoción, clima laboral, riesgos psicosociales y elaboración de planes de relevo o sucesiones

Por tanto, lo primero que hay que hacer es definir el alcance de la norma, es decir, en qué proceso o procesos vamos a implementarla y, si es necesario, bajo qué condiciones. Por ejemplo, si lo vamos a implementar en procesos de selección, con procesos completos o bien en procesos de captación temporal.

Posteriormente debemos de documentar el proceso, es decir, realizar un manual de calidad y procedimientos que seguiremos durante la existencia del proyecto.

Dado que se quiere conseguir la certificación en la ISO 10667 para ese proceso concreto, cabe la posibilidad de que se tenga que introducir alguna modificación en los procedimientos habituales, de manera que se cumpla con los requisitos marcados por la norma. Pero se trata de una norma sencilla, por lo que previsiblemente su implantación no ha de significar un largo y engorroso camino.

Otra parte del sistema es diseñar los registros pertinentes, los cuales permitirán luego a los auditores comprobar el cumplimiento de la norma. Necesitan por tanto una reflexión calmada y con visión práctica. En una última instancia se deberá aplicar los procedimientos escritos, mientras que la generación de los registros especificados será el siguiente objetivo, quizás la parte con mayor importancia, ya que  se ha de mantener en el tiempo si queremos conservar la certificación que consigamos.

Por último, solicitar a un organismo certificador correspondiente (ISO) que  certifique a la empresa y/o proveedor en la ISO 10667 para el proceso sobre el que hemos estado trabajando. El organismo realizará las auditorias necesarias para comprobar que los procedimientos se adecuan a la norma y que se llevan a la práctica.

 

La ISO 26000

La ISO 26000 Responsabilidad Social es una guía que establece líneas en materia de Responsabilidad Social establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización. Su propósito, a diferencia de otras, no es ser certificatoria, regulatoria o de uso contractual. ¿Cuáles son entonces los propósitos de la normativa ISO 26000?

Las razones para la estandarización y la información detallada sobre los asuntos conceptuales relacionados a responsabilidad social corporativa (RSC). El objetivo que se plantea es el de:

  • Asistir o ayudar a las organizaciones a establecer, implementar, mantener y mejorar los marcos o estructuras de RSC.
  • Apoyar a las organizaciones a demostrar su RSC mediante una buena respuesta y un efectivo cumplimiento de compromisos de todos los accionistas y grupos de interés, incluyendo a los gestores, a quienes quizás recalcará su confidencia y satisfacción; facilitar la comunicación confiable de los compromisos y actividades relacionadas a RSC.
  • Promover y potenciar una máxima transparencia. El estándar será una herramienta para el desarrollo de la sustentabilidad de las organizaciones mientras se respetan variadas condiciones relacionadas a leyes de aguas, costumbre y cultura, ambiente psicológico y económico.
  • Hacer también un ligero análisis de la factibilidad de la actividad, refiriéndose a los asuntos que pueden afectar la viabilidad de la actividad y que requieren de consideraciones adicionales por parte de ISO.

De esta manera se plantean como beneficios esperados de la implementación del estándar, los siguientes:

  • Facilitar el establecimiento, implementación y mantenimiento y mejora de la estructura o marcos de RS en organizaciones que contribuyan al desarrollo sustentable.
  • Contribuir a incrementar la confianza y satisfacción en las organizaciones entre los accionistas y grupos de interés (incluyendo a los gestores);
  • Incrementar las garantías en materia de RSC a través de la creación de un estándar único aceptado por un amplio rango de stakeholders.
  • Fortalecer las garantías de una observancia de conjuntos de principios universales, como se expresa en las convenciones de las Naciones Unidas, y en la declaración incluida en los principios del Pacto Global y particularmente en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, las declaraciones y convenciones de OIT, la declaración de Río sobre el medioambiente y desarrollo, y la Convención de las Naciones Unidas contra la corrupción. Facilitar las liberaciones del mercado y remover las barreras del comercio (implementación de un mercado abierto y libre), complementar y evitar conflictos con otros estándares y requerimientos de RS ya existentes.

 

Esto es a grandes rasgos un resumen sobre algunas normas ISO no tan conocidas entre los agentes económicos y empresariales, pero que cobran cada vez mayor importancia y conocimiento sobre la concienciación en materia de recursos humanos y de la gestión de los recursos medioambientales y ecológicos y en la responsabilidad social corporativa. Tres campos hasta ahora no habituales entre las prioridades de las empresas pero que han logrado acaparar una buena atención de las empresas por el interés en el desarrollo de estos sistemas.

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