Motivación laboral: la reunión de trabajo productiva

20/12/2016

No se suele valorar tanto como se debería la reunión de trabajo productiva. Sin embargo, es posible que si formas parte o formaste parte de un equipo que entiende este concepto, hayas notado la gran diferencia entre las reuniones sin objetivos, eternas y que al final terminan siendo un fastidio, y aquellas que realmente sirven, y mucho.

El 41,9% de las reuniones de trabajo son improductivas. Esto ha sido revelado gracias a un estudio realizado en el año 2015 por la Universitat Oberta de Catalunya y el Journal of Business Research, titulado Reuniones de trabajo, la efectividad percibida y mejoras recomendadas.

Según los expertos de nuestra universidad, las reuniones de trabajo pueden ser vistas como una fuente ineficiente de pérdida de tiempo. Por lo general, lo que lleva a los empleados a percibir de esta forma las reuniones de trabajo son varios aspectos: la falta de estructura del encuentro, la poca claridad en los puntos de la agenda que se deben tratar, la elección inapropiada de las personas convocadas a la reunión y la duración interminable o equivocada de las reuniones.

Existen muchas excusas para que este tipo de reuniones se sigan dando; seguramente habrás escuchado que son un mal necesario o que, lamentablemente, debemos convivir con ellas. Sin embargo, existen muchas formas de conseguir que las reuniones de trabajo sean productivas y efectivas. A continuación, te mostraremos cinco prácticas que pueden ayudarte a que tus reuniones empiecen a cambiar para bien.

Técnicas para tener reuniones de trabajo productivas

Una primera recomendación es organizarla de manera correcta. Es importante distribuir un orden del día de manera anticipada donde se expliquen los objetivos y se sepa cuál es la función de cada uno de los invitados en la reunión. Los participantes de una reunión, para que ésta sea productiva, deben saber qué se está esperando de su presencia en la misma, cuál será su contribución. Así, las personas que asistan a las reuniones se sentirán más motivadas y participarán en ellas de forma eficaz.

Otro aspecto muy importante tiene que ver con el liderazgo de la reunión. Debe existir una persona responsable que dirija la discusión y que evite que los discursos se desvíen del tema principal o del objetivo de la reunión. Esta persona debe ser la que funcione como el cauce de un río, alentando a la participación de todos y estableciendo el clima adecuado.

El tercer punto a tener en cuenta es vigilar los aspectos tangibles, es decir, respetar un horario de llegada y de fin con puntualidad, saber que las instalaciones o la forma de hacer la reunión es la adecuada y asegurarnos de que la tecnología que vayamos a utilizar durante la reunión, funcione.

Algo que también es muy importante es la actitud positiva. Debe existir una premisa básica en todas las reuniones de trabajo para que éstas sean proactivas y eficientes, y es el respeto por las aportaciones de los otros. La actitud debe ser auténtica para que exista un verdadero compromiso con las decisiones que resulten de cada reunión y esto es algo que se consigue a través del ejemplo que dan los jefes al establecer un clima de confianza con límites claros.

También es importante que exista un output de cada reunión. Esto quiere decir que se debe generar una documentación después de cada encuentro, donde se detallen cuáles son las decisiones tomadas y las responsabilidades que se asignan a cada trabajador. Posteriormente, esto no debe ser papel mojado, ya que se deberá hacer un seguimiento continuo.

Las metodologías ágiles nos invitan a reducir al mínimo el tiempo de las reuniones de trabajo para que éstas sean más eficaces. En teoría, cuando se limita el tiempo para una tarea, cualquiera que sea ésta, el cerebro se adapta a dicho límite y funciona de manera más rápida. Si, en cambio, no tenemos ningún límite en nuestra reunión, ese proceso mental se escriba, impidiendo que los participantes den lo mejor de sí en el menor tiempo posible.

En algunas empresas de tecnología como Apple o Google, se han puesto de moda las reuniones de pie y no duran más de 15 minutos. Se sigue este método ya que diversas investigaciones han revelado que cuando los invitados están sentados, las reuniones se alargan.

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